Codice etico aziendale: cos’è, come si scrive e come si applica
Il codice etico aziendale è il documento che definisce i valori e le regole di comportamento che un’impresa si impegna a rispettare nelle attività e nei rapporti con dipendenti, clienti e fornitori.
La sua funzione è tradurre i principi dichiarati in criteri per le decisioni quotidiane.
Il problema nasce quando quei principi restano sulla carta. Un’azienda può dichiarare attenzione alle persone e tollerare comportamenti che le danneggiano, oppure chiedere trasparenza ai fornitori senza verificarne le pratiche. Questa discrepanza tra impegni e condotte può minare la fiducia nell’impresa e mettere a rischio i rapporti commerciali.
Per essere utile, il codice etico deve quindi riflettere la realtà dell’impresa e indicare comportamenti comprensibili, sostenuti da responsabilità definite e verifiche sulla loro applicazione. È il criterio che guida il percorso che ho sviluppato con il mio team e presentato nel libro “Valori Vincenti”: collegare i valori dell’impresa alle scelte di chi la dirige e di chi vi lavora.
A cosa serve il codice etico aziendale
Chiarire i comportamenti attesi
Il codice etico ha la funzione di chiarire quali comportamenti l’impresa considera coerenti con i propri valori e quali ritiene inaccettabili.
Guidare le decisioni quotidiane
Offre un riferimento comune nelle decisioni quotidiane, anche quando si devono conciliare esigenze diverse, come il risparmio nella scelta di un fornitore e le garanzie sulle condizioni di lavoro.
Rendere visibili le priorità
La sua utilità diventa più evidente quando rispettare una regola comporta un costo, rallenta una trattativa o richiede di rinunciare a un vantaggio.
Proteggere fiducia e relazioni
Un codice applicato aiuta a rendere coerenti le decisioni con i valori dichiarati e a tutelare le persone coinvolte nell’attività dell’impresa.
Se l’azienda dichiara di tutelare la sicurezza, deve chiarire come agire quando i tempi di consegna spingono a trascurare i controlli.
Un codice applicato contribuisce a prevenire comportamenti scorretti e a sostenere la fiducia nei rapporti di lavoro e commerciali. La sua efficacia dipende dal modo in cui viene integrato nel lavoro e dalle reazioni dell’organizzazione quando una regola viene violata.
Come si scrive un codice etico aziendale
Per scrivere un codice etico è necessario conoscere l’impresa, individuare i rischi legati alla sua attività e tradurre i valori in regole applicabili, coerenti con gli obblighi normativi. La redazione del documento arriva dopo questo lavoro di analisi.
Nel libro “Valori Vincenti” ho raccolto questo percorso nell’Acampora Blueprint, articolato in dieci passi. Qui ne riprendo i criteri che aiutano a capire come costruire un codice aderente all’impresa e renderlo operativo.
Conoscere l’impresa e ascoltare chi vi lavora
Il settore, la struttura dell’impresa e i rapporti con soggetti esterni aiutano a individuare le situazioni da esaminare. Per un’impresa manifatturiera possono assumere particolare rilievo la sicurezza e i rapporti di subfornitura. Per un’attività che gestisce informazioni riservate, l’accesso ai dati e il loro utilizzo richiedono un’attenzione specifica.
Nel mio approccio, questa analisi si accompagna all’ascolto delle persone. Attraverso colloqui e domande aperte, soci e responsabili possono raccontare come vengono prese le decisioni, quali valori le orientano e quali difficoltà incontrano nell’applicare i principi dichiarati.
Il confronto tra queste esperienze permette di capire quali valori trovano riscontro nel lavoro quotidiano e dove, invece, emergono contraddizioni. Le pratiche esistenti vanno esaminate per distinguere quelle da valorizzare da quelle da correggere. Il coinvolgimento delle persone aiuta inoltre a formulare regole che tengano conto delle situazioni che dovranno affrontare.
Individuare la distanza tra valori e comportamenti
Il passaggio successivo consiste nel confrontare gli impegni dell’impresa e gli obblighi normativi con le procedure e le abitudini di lavoro. Le criticità possono trovarsi in prassi consolidate, considerate accettabili soltanto perché nessuno le ha mai messe in discussione.
Un esempio riguarda la tutela delle persone nella filiera. Se l’azienda dichiara di selezionare fornitori rispettosi delle condizioni di lavoro, ma continua ad autorizzare gli ordini senza valutare le anomalie emerse nei controlli, occorre intervenire sul processo di acquisto. Il principio espresso nel codice deve tradursi in criteri per decidere quando richiedere interventi correttivi e quando sospendere una fornitura.
La domanda da porre al vertice è concreta: cosa sta facendo l’impresa, nella pratica, per gestire questi rischi?
La risposta permette di individuare dove mancano responsabilità precise o criteri per decidere.
Tradurre i principi in regole comprensibili
Ogni regola deve aiutare chi legge a riconoscere il comportamento richiesto nelle situazioni che riguardano il proprio lavoro. Espressioni come “operiamo con correttezza” acquistano utilità quando indicano come quel principio deve orientare una decisione.
Per esempio, il principio di imparzialità può tradursi nell’obbligo di dichiarare un interesse personale nella scelta di un fornitore e di astenersi dalla decisione. La procedura collegata al codice dovrà precisare a chi comunicarlo e chi dovrà occuparsi della valutazione.
Le regole devono rispondere ai rischi individuati ed essere coerenti con le norme applicabili. La chiarezza del linguaggio deve rendere comprensibili questi obblighi senza alterarne il contenuto.
Nel metodo proposto nel libro, sintetizzo i principi in un decalogo che chiamo i “dieci comandamenti aziendali”. Il decalogo rende riconoscibili e facili da ricordare le regole essenziali. Le procedure collegate definiscono le responsabilità e i passaggi necessari per applicarle.
Come si applica il codice etico in azienda
Il codice etico si applica attraverso la formazione delle persone, l’assegnazione delle responsabilità e la verifica dei comportamenti. La sua attuazione va preparata durante la redazione e prosegue dopo la pubblicazione, con il coinvolgimento dei vertici e di chi deve far rispettare le regole.
Spiegare le regole e definire le responsabilità
La presentazione del codice deve chiarire perché le regole sono state scelte e come riguardano le diverse funzioni. Chi gestisce gli acquisti incontra problemi diversi da chi tratta i dati dei clienti, anche quando entrambi devono rispettare lo stesso principio di trasparenza.
La formazione deve quindi collegare le regole alle situazioni di lavoro e accompagnare anche l’ingresso di nuove persone o i cambiamenti di ruolo.
I vertici e i responsabili devono rispettare gli stessi principi che chiedono agli altri di applicare. Le loro decisioni rendono visibile la coerenza tra il codice e il comportamento dell’impresa.
Ogni persona deve sapere a chi rivolgersi per un dubbio e come segnalare una possibile violazione. L’impresa deve stabilire chi esamina le segnalazioni, chi decide gli interventi e chi ne verifica l’attuazione, nel rispetto delle garanzie previste dalla disciplina applicabile. Dove previsto, queste modalità si coordinano con i canali di whistleblowing.
Collegare il codice ai rapporti con fornitori e partner
L’applicazione del codice riguarda anche i rapporti esterni. L’impresa deve chiarire quali comportamenti richiede ai fornitori e ai partner e tradurre gli impegni rilevanti in clausole coerenti con il singolo contratto.
Le clausole possono disciplinare gli obblighi di informazione e le verifiche, oltre alle conseguenze delle violazioni. Alla sottoscrizione degli impegni devono seguire controlli adeguati ai rischi del rapporto e interventi sulle criticità riscontrate.
Le obiezioni di un fornitore meritano una valutazione nel merito. Possono segnalare una difficoltà organizzativa, ma anche una clausola poco chiara o un obbligo sproporzionato. Prima di decidere se avviare o proseguire il rapporto, bisogna capire le ragioni della resistenza e valutare le garanzie che la controparte può offrire.
Rendere gli incentivi coerenti con i valori
Un punto su cui insisto è la coerenza tra il codice etico e i criteri con cui vengono valutati i responsabili. Se l’azienda chiede trasparenza nella filiera ma premia il direttore acquisti soltanto per il risparmio ottenuto, rischia di incentivare scelte che trascurano i controlli pur di ridurre i costi.
Il sistema di valutazione deve considerare anche come si raggiungono gli obiettivi. Un risparmio ottenuto trascurando i controlli sui fornitori non può essere valutato allo stesso modo di uno ottenuto nel rispetto delle procedure. Il rispetto del codice deve quindi incidere sui criteri di riconoscimento dei premi. È in queste scelte che l’impresa dimostra quale peso attribuisce ai propri valori.
Che differenza c’è tra codice etico e modello 231
Codice etico
Il codice etico definisce i principi e i comportamenti attesi nell’attività dell’impresa.
Fornisce un riferimento di condotta per chi lavora nell’organizzazione e per i rapporti con soggetti esterni.
Modello 231
Il modello di organizzazione e gestione previsto dal D.Lgs. 231/2001 individua le attività esposte al rischio di reato e stabilisce le misure per prevenire i reati da cui può derivare la responsabilità dell’ente.
Comprende protocolli e controlli specifici, insieme a un sistema disciplinare e alle funzioni di vigilanza previste dalla normativa.
Quando l’impresa adotta entrambi gli strumenti, il codice etico e il modello devono essere coerenti.
L’adozione del solo codice etico non equivale all’adozione di un modello 231. Anche per il modello, la sola approvazione formale non basta a escludere la responsabilità dell’ente: occorre che sia idoneo a prevenire i reati, che venga attuato e che siano soddisfatte le altre condizioni stabilite dal decreto.
Come capire se il codice etico viene applicato
Per valutare l’applicazione del codice etico bisogna osservare le decisioni dell’impresa e verificare come vengono gestite le violazioni.
Le persone conoscono le regole che riguardano il loro ruolo e sanno come applicarle?
Le anomalie segnalate vengono esaminate e gli interventi correttivi vengono portati a termine?
Una violazione viene affrontata anche quando coinvolge un responsabile che ottiene buoni risultati economici?
Le risposte devono trovare riscontro nelle attività svolte, come la formazione del personale, la gestione delle segnalazioni e le verifiche successive agli interventi.
Questi controlli aiutano a distinguere le difficoltà di applicazione dai limiti del documento. Una regola trascurata può richiedere maggiore formazione o una revisione dei controlli. Nuove attività o cambiamenti nella filiera possono invece introdurre situazioni che rendono necessario aggiornare il codice e le procedure collegate.
L’obiettivo del percorso che propongo è rendere l’impresa capace di riconoscere e gestire queste situazioni con criteri condivisi. Il valore del codice etico si misura nella coerenza tra le regole scritte e le decisioni che l’organizzazione assume.
Codice etico aziendale – FAQ
Chi deve scrivere il codice etico di un’azienda?
La redazione richiede il coinvolgimento del vertice e delle persone che conoscono le attività e i rischi dell’impresa, con il supporto delle competenze giuridiche necessarie. Il contributo dei collaboratori aiuta a formulare regole aderenti al lavoro. La responsabilità delle scelte organizzative resta in capo a chi dirige l’azienda.
Quanto deve essere lungo un codice etico?
La lunghezza deve consentire di spiegare i comportamenti attesi senza rendere difficile la consultazione. Nel mio metodo, il decalogo rende riconoscibili i principi essenziali. Le procedure collegate descrivono i passaggi operativi che richiedono maggiore dettaglio.
Cosa succede se un dipendente viola il codice etico?
La violazione può avere conseguenze disciplinari, da valutare in rapporto alla condotta e alle regole applicabili. Devono essere rispettati il principio di proporzionalità, il contratto collettivo e le garanzie di contestazione e difesa. La sottoscrizione del codice e il numero dei richiami non rendono, da soli, legittimo un licenziamento. Le garanzie del procedimento sono previste dall’articolo 7 dello Statuto dei lavoratori.
Il codice etico può riguardare l’uso dell’intelligenza artificiale?
Il codice può indicare i principi che devono guidare l’uso dell’intelligenza artificiale in azienda, come la tutela delle informazioni e la responsabilità nelle decisioni. Per applicarli servono istruzioni sugli strumenti consentiti e sui controlli richiesti. Dichiarare quei principi nel documento non garantisce, da solo, il corretto impiego dei sistemi utilizzati.
Quali rischi comporta un codice etico copiato?
Un codice generico può aumentare il rischio reputazionale
Un codice etico costruito su valori astratti e lontano dalla realtà operativa può accentuare il rischio reputazionale: quando una condotta interna smentisce un impegno pubblico, il documento rende quella contraddizione evidente.
Scrivere una lista di principi come onestà o sostenibilità è semplice. Il lavoro consiste nel capire quali decisioni quei principi devono orientare, quali comportamenti richiedono e se l’organizzazione è in grado di rispettarli. Un testo copiato da un’altra azienda può trascurare proprio le situazioni più delicate per chi lo adotta.
Esiste anche un problema di linguaggio. Un documento denso di clausole tecniche, incomprensibili a chi deve applicarle, rischia di rimanere inutilizzato. La precisione giuridica deve accompagnarsi alla chiarezza: le persone devono riconoscere le situazioni descritte e sapere come comportarsi.